Hướng dẫn bảo quản tài liệu, giấy đã in một cách ngăn lắp, gon gàng

Sau một thời gian­ làm việc, văn phòng công ty nào cũng tồn đọng một lượng lớn giấy tờ, tài liệu, giấy in A4,… Nếu không biết cách bảo quản và lưu trữ một cách thông minh sẽ dẫn đến hư hỏng, thất lạc hoặc khó tìm kiếm khi cần thiết.

Cần xử lý tài liệu trước khi cất

Trước khi lưu trữ bất cứ tài liệu, giấy tờ nào bạn cần kiểm tra và đảm bảo chính xác các số liệu, mã số, dữ liệu để thuận tiện nhất khi xem lại lúc cần thiết.

Tài liệu nên được cất cẩn thận vào các bìa còng, bìa 3 dây, bìa hộp si hoặc cặp đựng tài liệu. Bên ngoài phải được ghi nhãn đầy đủ để có thể dễ dàng tìm thấy khi cần thiết.

Sắp xếp tài liệu, chứng từ vào tủ hồ sơ
Nếu bạn không có tủ hồ sơ thì có thể sắp xếp lên các kệ, giá. Tài liệu phải được sắp xếp theo thứ tự bên ngoài hộp theo tứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới.

Lập sơ đồ lưu trữ

Nếu văn phòng của bạn có quá nhiều hồ sơ tài liệu thì bạn nên lập một sơ đồ đễ dễ dàng quản lý vị trí tài liệu trong kho.

Chú ý khi đưa tài liệu ra sử dụng

Những tài liệu được lưu trữ trong kho tài liệu ít nhất một lần được bạn lấy ra để kiểm tra hoặc xem xét lại. Mỗi lần lấy ra để sử dụng cần chú ý đến tình trạng thực tế của tài liệu, nếu có hư hao hoặc phát hiện ra sai sót cần được khắc phục ngay.

Kiểm tra kho tài liệu định kỳ

Bạn cần có lịch trình kiểm tra kho tài liệu định kỳ đặc biệt là những giấy tờ, file hồ sơ quan trọng. Nếu có những tài liệu hư hỏng thì cần lập bản sao lưu nếu cần thiết.